文/Milton Chang

一本商业杂志中近期刊登的一篇文章中提到，在接受调查的公司中，60%以上的公司在招聘新员工时，将人际沟通能力作为最重要的技能。让笔者很惊讶的是，这个比例居然不是99.9%。有效沟通将观点传递给人们，它能够对我们所做的所有事情产生巨大的差异，这是因为我们经常必须兜售我们的想法、施加影响，按照自己的意愿──找到一份工作，赢得资助，获得资金开办公司，以及说服人们站在我们这边。

笔者在撰写这篇关于沟通的重要性的论文时，有幸得到两位朋友的意见：麻省理工学院市场与传讯负责人David Tytell，以及Laser Focus World和New Scientist杂志的专职编辑Jeff Hecht。他们的意见都特别贴切，因为他们两人都是技术人员出身的职业作家。笔者转述了他们的观点，并感谢他们的分享。

当笔者问David如何开始沟通时，他凝视笔者说，在你开始之前停顿一下，站在读者或听众的角度思考。从他们的角度确定信息。决定你讨论的哪些方面可以留下深刻的印象，以及如何能最好地传达信息，以吸引他们的全部注意力。

因此，你必须了解你的听众，以及他们如何看待你。随后，David给笔者讲述了一段YouTube视频，展示的是盲人在街角乞讨。盲人的标语牌写着“我是个盲人，请帮帮我！”这个盲人能够不时地得到几个硬币。后来，一名路人——无疑是市场专业人员——帮助盲人将标语修改为“这是美丽的一天，但是我却看不见。”盲人随后得到了大量的硬币。这个视频可能是刻意导演的，但的确显示出如何让你的情况显得确实吸引人，在这个例子中通过吸引路人的情绪取代陈述事实。

笔者将从David和Jeff那里得到的一些有用信息进行了概括：

讲述故事。设想你在讲故事，不管你写的是什么，即使它是一份研究报告，从故事的梗概开始。如果你想吸引读者全部的注意力，那就将故事变得有趣、令人兴奋，并且充满悬念。如果可能的话，将悬念保留到故事结尾，这样读者就将一直往下读。可以使用以下的八要点故事线路：静态（起点或现状）、触发（何事引发故事）、探索（构建故事）、惊喜、关键选择（重大决定）、高潮、反转和结局。始终记住，告诉人们你想要告诉他们的东西。

简洁。能够清晰而不拖泥带水地表达自己至关重要。任何不必须的描述只会分散读者的注意力。过多的信息也会湮没主要信息——更糟的是，它会让读者产生反感。

撰写、思考，然后反复修改。即使是经验丰富的作家在开始时也会有困难。记下任何浮现在脑海中的句子以便后续选用，不用担心措辞或者想法的顺序，因为修改和移动文字是非常容易的。一直持续直至完成初稿。然后，反复精修文字！相信你能够找到合适的方式，简洁地讲述故事来传递你的讯息，特别是在间隔几个小时后，再重新以新鲜的视角审视文字时。每遍减少20%的文本长度并非不现实的目标。

经常写。熟能生巧！你甚至会成为更好的演讲者。电子邮件的写作为练习沟通技巧提供了绝佳机会。编辑草稿至少两次，在点击发送按钮之前将文本长度减少40%，这是一种良好的训练。

 Milton Chang曾是Newport和New Focus的总裁。他目前是mBio Diagnostics and Aurrion的主任。他是加州理工的理事，是IEEE、OSA和LIA会士。可将您的商业、管理和事业问题发送至miltonchang@incubic.com与他沟通。